Documentos necesarios para poner un piso en alquiler

Si estás pensando en alquilar tu vivienda, probablemente ya tienes en mente el precio, el tipo de inquilino que buscas o las fotos que vas a publicar. Pero hay algo que muchos propietarios dejan para el último momento: la documentación. Reunir los papeles correctos antes de empezar no es burocracia por el placer de la burocracia. Es la diferencia entre un alquiler tranquilo y uno que empieza con mal pie.

En esta guía encontrarás exactamente qué documentos necesitas tú como propietario, qué debes pedir al inquilino y qué conviene tener por escrito aunque la ley no te obligue.

Resumen rápido: documentos del propietario y del inquilino.

Documentos obligatorios por ley para alquilar en España

Antes de publicar tu anuncio o firmar ningún contrato, hay una serie de documentos que la ley te exige tener en regla.

DNI o NIE en vigor

Parece obvio, pero merece mencionarse: necesitas un documento de identidad válido para firmar cualquier contrato. Si el documento está caducado, el contrato puede tener problemas de validez.

Escritura de propiedad o nota simple registral

Debes poder acreditar que eres el propietario legítimo del inmueble. Para ello sirve tanto la escritura de propiedad original como una nota simple del Registro de la Propiedad, que puedes solicitar de forma telemática en unos minutos y tiene una vigencia de tres meses.

Certificado de eficiencia energética

Este documento es obligatorio en España desde 2013 para cualquier vivienda que se alquile o venda. Lo emite un técnico certificado y clasifica la vivienda en una escala de la A (más eficiente) a la G (menos eficiente). Tiene una validez de 10 años, así que si lo tienes de hace tiempo, comprueba que no haya caducado. Anunciarse sin él puede acarrear sanciones de hasta 6.000 euros.

Cédula de habitabilidad

En algunas comunidades autónomas es obligatoria; en Madrid, en cambio, no se exige actualmente para alquilar. Aun así, si la tienes en vigor, es recomendable incluirla en la documentación.

Último recibo del IBI

El recibo del Impuesto sobre Bienes Inmuebles demuestra que estás al corriente de las obligaciones fiscales sobre la vivienda. Algunos inquilinos lo solicitan para verificar que el inmueble está correctamente registrado y que no hay deudas pendientes con el ayuntamiento. Además, es un documento que necesitarás para la declaración de la renta una vez que empieces a recibir ingresos por el alquiler.

Documentos que debes pedir al inquilino

Seleccionar bien al inquilino es una de las decisiones más importantes del proceso. Estos son los documentos que deberías solicitar siempre:

DNI o NIE en vigor

Imprescindible para identificar a la persona con la que vas a firmar un contrato legal. Asegúrate de que el documento es original y está en vigor.

Últimas tres nóminas

Son el indicador más directo de la capacidad de pago del inquilino. La regla general es que el ingreso mensual neto sea al menos tres veces el importe de la renta. Si el candidato trabaja por cuenta propia, puedes pedir las últimas declaraciones trimestrales del IVA o el IRPF como alternativa.

Declaración de la renta del último ejercicio

Complementa la información de las nóminas y permite ver la situación económica global del inquilino a lo largo del año. Es especialmente útil cuando los ingresos son variables o provienen de varias fuentes.

Vida laboral actualizada

Complementa el contrato de trabajo y muestra el historial de cotizaciones del inquilino. Es especialmente útil para detectar periodos de desempleo recientes o inestabilidad laboral.

Nota sobre el alquiler temporal: Si el contrato es de temporada (entre 1 y 11 meses), la documentación exigida al inquilino puede ser algo distinta. En estos casos, muchos propietarios solicitan además una carta de la empresa o institución que justifique el motivo de la estancia en Madrid.

El contrato de alquiler: qué debe incluir sí o sí

El contrato es el documento más importante de toda la relación arrendataria. Un contrato mal redactado o incompleto puede generarte problemas muy difíciles de resolver después. Estos son los elementos que no pueden faltar:

• Identificación de las partes: Nombre completo, DNI y domicilio tanto del arrendador como del arrendatario.
• Descripción del inmueble: Dirección completa, referencia catastral y una descripción de las características principales de la vivienda.
• Duración del contrato: La duración pactada y la fecha de inicio y fin. En el alquiler de vivienda habitual, la duración mínima legal es de cinco años si el arrendador es persona física. En el arrendamiento de temporada, la duración es libre, pero debe estar justificada por una causa temporal concreta.
• Importe de la renta y forma de pago: La cuantía mensual, el día de pago y el método (transferencia bancaria, domiciliación, etc.). Es recomendable especificar también cómo se actualizará la renta cada año, habitualmente ligada al IPC o al índice que marque la ley vigente.
• Fianza: La Ley de Arrendamientos Urbanos establece que el arrendador tiene derecho a exigir una mensualidad de fianza en contratos de vivienda habitual y dos en contratos de uso distinto, como el alquiler de temporada. La fianza debe depositarse en el organismo correspondiente de la comunidad autónoma.
• Inventario de mobiliario y equipamiento: Si la vivienda se entrega amueblada, el inventario detallado debe formar parte del contrato o anexarse a él. Incluir fotografías fechadas es altamente recomendable.
• Distribución de gastos: ¿Quién asume los suministros, la comunidad de propietarios, el seguro del hogar, etc.?

¿Cómo puede ayudarte Homes2Rent?

Reunir y gestionar toda esta documentación lleva tiempo, requiere conocimiento legal y deja poco margen para el error. En Homes2Rent nos encargamos de todo el proceso documental: desde la verificación de la solvencia del inquilino hasta la redacción del contrato, el depósito de la fianza y la firma del inventario.

Nuestro servicio de gestión integral incluye también cobertura frente al impago y asesoramiento continuo durante toda la duración del arrendamiento. Si quieres alquilar tu piso en Madrid sin ocuparte de la operativa diaria, podemos ayudarte.